تمهيد عن النظم المتكاملة للمؤسسات:
- تشير الدراسات الى أنه خلال الفترة الأولى من تاريخ تنفيذ نظم تخطيط الموارد ERP لم يدرك معظم مدراء المؤسسات تماما حجم المشاكل التي يجب على المنظمة أعتبارها :
- قبل الشروع في تنفيذ نظم تخطيط الموارد.
- خلال فترة التنفيذ.
- خلال فترة ما بعد التنفيذ.
- تختلف نظم تخطيط الموارد عن النظم التقليدية (المألوفة) مثل مايكروسوفت أوفيس إلخ…
- لا توجد طريقة مختصرة ومبسطة تمكن من تنفيذ نظم تخطيط الموارد.
نظم المؤسسات المستعملة داخل المنظمات:
- لقد اصبحت المنظمات أكثر تعقيدا وبالتالي لا يمكن لنظام معلومات واحد تلبية احتياجاتها.
- تعتبر نظم المعلومات عنصرا مهما في المنظمات الناجحة حاليا.
- يمكن تقسيم الإدارة إلى ثلاث مستويات:
- المستوى الاستراتيجي.
- المستوى الوسطي.
- المستوى التشغيلي.
- توفر نظم المعلومات مستوى عالي من الأتمتة لتدعيم العمليات مثل:
مستودعات المعلومات وتكامل النظم – Information Silos and Systems Integration:
- مع مرور الوقت ينتج عن تنفيذ نظم المعلومات مختلفة داخل المنظمة خليط من النظم المستقلة غير المتكاملة تتعارض مع الانتاجية وتشكل عقبة في وجه تدفق المعلومات.
- يجب على المنظمات أن تكون مرنة وذات حركية مما يتوجب على أنظمة المعلومات المطبقة بها أن تكون ذات بيانات وتطبيقات متكاملة وموارد عبر المنظمة.
- يجب على المنظمات أن تركز على العملاء لكي تتنافس بشكل فعال وتربح رهان المنافسة.
- مما يتطلب تكامل الوظائف بين مختلف التطبيقات مثل المحاسبة ، التسويق ومختلف التطبيقات الأخرى الخاصة بمختلف اقسام المنظمة.
نظم تخطيط موارد المؤسسات – Enterprise Resource Planning Systems:
- تعتبر نظم تخطيط موارد المؤسسات Enterprise Resource Planning Systems أول جيل من نظم المؤسسات التي تتميز بتكامل البيانات وتدعم أهم مهام (وظائف) المنظمات
- تتميز نظم تخطيط موارد المؤسسات بتكامل الآتي:
- مختلف الجوانب الوظيفية للمنظمة functional aspects
- نظم مورديها وشركائها
- الهدف من وراء نظم تخطيط موارد المؤسسات هو تعزيز ديناميكية تدفق المعلومات بشكل آني وبالتالي تعظيم فائدة وقيمة المعلومات .
- هناك هدف آخر يتمثل في تكامل مختلف الأقسام والمهام عبر المنظمة في بنية تحتية واحدة تخدم حاجات كافة أقسام المنظمة.
- تعتبر نظم التخطيط بديلا لمجموعة أو تشكيلة النظم الموجودة داخل المنظمات والمستقلة عن بعضها البعض مثل: النظم المحاسبية ونظام إدارة الموارد البشرية ونظم تخطيط الموارد ونظم معالجة المعاملات إلخ..
- تشكل نظم التخطيط حلا لمشاكل تكامل المعلومات من مختلف المصادر كما توفر المعلومات في الوقت الحقيقي .
مراحل تطور نظم التخطيط الشامل لموارد المؤسسات:
إجراءات العمل ونظم التخطيط الشامل.
- في مجال إدارة الإعمال تلعب نظم التخطيط الشامل المتكاملة دورا حاسما في تهيئة المنظمة لكي تغير إجراءات العمل المطبقة فيها
- تحتوي برمجيات نظم التخطيط الشامل المتكاملة على مئات العمليات (إجراءات العمل) التي تمت برمجتها في النظام والتي تتفق مع الإجراءات المتبعة حاليا في المنظمة او يمكن أن تختلف تماما معها
- عند تنفيذ نظم التخطيط الشامل المتكاملة لموارد المؤسسات هناك خياران أمام المنظمة :
- تغيير اجراءات العمل أو العمليات لكي تتطابق مع وظائف النظام.
- اجراء تغييرات على النظام تخصيص Customization لكي يتطابق مع إجراءات العمل (العمليات) المطبقة في المنظمة.
مكونات نظم التخطيط الشامل المتكاملة لموارد المؤسسات:
تتكون نظم التخطيط الشامل المتكاملة لموارد المؤسسات من المكونات التالية:
معمارية نظم التخطيط الشامل لموارد المؤسسات:
- تؤثر معمارية نظم التخطيط الشامل المتكاملة على:
- كلفة النظام 2. كلفة الصيانة 3. كلفة استخدام النظم
- تعتبر المعماريات المرنة Flexible Architecture الأفضل حيث تسمح للنظام بالتوسع Scalability حسب احتياجات المنظمة.
- تحدد معمارية نظم التخطيط الشامل المتكاملة لموارد المؤسسات غالبا من طرف بائع النظام ERP Vendor ولكن معماريات تقنية المعلومات الأخرى تحددها الاستراتيجية التنظيمية للمنظمة و إجراءات العمل المطبقة.
مثال: عن معمارية نظم التخطيط الشامل لموارد المؤسسات في حالة جامعة كبيرة – Example of Architecture of ERP at Large University:
المعمارية المنطقية لنظم التخطيط الشامل لموارد المؤسسات Logical Architecture of an ERP System:
مقارنة بين نظم الإدارة الإلكترونية ونظم التخطيط الشامل لموارد المؤسسات – E-Business and ERP:
الفوائد النظامية لنظم التخطيط الشامل لموارد المؤسسات – System Benefits of an ERP System:
- تكامل البيانات والتطبيقات عبر كل أقسام المنظمة حيث أن البيانات تدخل مرة واحدة ويتم استعمالها من طرف كل التطبيقات مما يجعلها أكثر دقة و أحسن جودة.
- تسهيل الصيانة والدعم حيث يقوم فريق تقنية المعلومات بعمله بشكل مركزي.
- اتساق Consistency واجهات المستخدم عبر مختلف التطبيقات مما يسهم في تقليص تدريب المستخدمين وتحسين الانتاجية.
- تعزيز أمن البيانات والتطبيقات من خلال مراقبة أكبر ومركزية المعدات Hardware centralization.
حدود نظم التخطيط الشامل لموارد المؤسسات – System Limitations of an ERP System:
- تعتبر عمليات تنفيذ وتخصيص و صيانة نظم التخطيط الشامل لموارد المؤسسات أكبر تعقيدا من نظيراتها بالنسبة للنظم المستقلة مما يتطلب موظفين متخصصين في تقنية المعلومات بالإضافة الى معدات وشبكات عالية الأداء.
- عملية توحيد المعدات والبرمجيات Consolidation والموارد البشرية بطيئة وصعبة المنال.
- عملية تحويل وترحيل البيانات من النظام القديم الى نظام جديد تكون عادة صعبة ومعقدة.
- إعادة تدريب وتأهيل موظفي تقنية المعلومات والمستخدمين النهائيين ينتج عنها مقاومة للتغيير وبالتالي نقص في الانتاجية .
الفوائد التجارية نظم التخطيط الشامل لموارد المؤسسات – Business Benefits of an ERP System:
- زيادة في حركية أو تجاوبية Agility المنظمة من حيث سرعة التجاوب مع التغييرات التي تطرأ في محيطها فيما يخص النمو وحصتها السوقية.
- تساعد المشاركة في البيانات على التعاون بين الأقسام أو الوحدات.
- ربط وتبادل المعلومات في الوقت الحقيقي مع شركاء المنظمة في سلسلة التموين يزيد في فاعليتهاEfficiency.
- خدمة العملاء تكون أفضل بفضل التدفق السريع للمعلومات عبر مختلف الأقسام
- تكون العمليات أكثر فاعلية بفضل إعادة هندستها .
الحدود التجارية لنظم التخطيط الشامل لموارد المؤسسات:
- إعادة تأهيل وتدريب الموظفين يكون مكلفا من حيث المال والوقت.
- تغيير أدوار الأعمال وحدود الأقسام تقابله مقاومة للنظام الجديد.
شكراً على المعلومات المفيدة