تمهيد عن نظم تخطيط الموارد ERP

تمهيد عن النظم المتكاملة للمؤسسات:

• تشير الدراسات الى أنه خلال الفترة الأولى من تاريخ تنفيذ نظم تخطيط الموارد ERP لم يدرك معظم مدراء المؤسسات تماما حجم المشاكل التي يجب على المنظمة أعتبارها :

1. قبل الشروع في تنفيذ نظم تخطيط الموارد.
2. خلال فترة التنفيذ.
3. خلال فترة ما بعد التنفيذ.

• تختلف نظم تخطيط الموارد عن النظم التقليدية (المألوفة) مثل مايكروسوفت أوفيس إلخ…
• لا توجد طريقة مختصرة ومبسطة تمكن من تنفيذ نظم تخطيط الموارد.

نظم المؤسسات المستعملة داخل المنظمات:

• لقد اصبحت المنظمات أكثر تعقيدا وبالتالي لا يمكن لنظام معلومات واحد تلبية احتياجاتها.
• تعتبر نظم المعلومات عنصرا مهما في المنظمات الناجحة حاليا.
• يمكن تقسيم الإدارة إلى ثلاث مستويات:

1. المستوى الاستراتيجي.
2. المستوى الوسطي.
3. المستوى التشغيلي.

• توفر نظم المعلومات مستوى عالي من الأتمتة  لتدعيم العمليات مثل:

مستودعات المعلومات وتكامل النظم – Information Silos and Systems Integration:

• مع مرور الوقت ينتج عن تنفيذ نظم المعلومات مختلفة داخل المنظمة خليط من النظم المستقلة غير المتكاملة تتعارض مع الانتاجية وتشكل عقبة في وجه تدفق المعلومات.
• يجب على المنظمات أن تكون مرنة وذات حركية مما يتوجب على أنظمة المعلومات المطبقة بها أن تكون ذات  بيانات  وتطبيقات متكاملة وموارد عبر المنظمة.
• يجب على المنظمات أن تركز على العملاء لكي تتنافس بشكل فعال وتربح رهان المنافسة.
• مما يتطلب تكامل الوظائف بين مختلف التطبيقات مثل المحاسبة ، التسويق ومختلف التطبيقات الأخرى الخاصة بمختلف اقسام المنظمة.

نظم تخطيط موارد المؤسسات – Enterprise Resource Planning Systems:

• تعتبر نظم تخطيط موارد المؤسسات  Enterprise Resource Planning Systems  أول جيل من نظم المؤسسات التي تتميز بتكامل البيانات وتدعم أهم مهام (وظائف) المنظمات
• تتميز نظم تخطيط موارد المؤسسات بتكامل الآتي:

1. مختلف الجوانب الوظيفية للمنظمة functional aspects
2. نظم مورديها وشركائها

• الهدف من وراء نظم تخطيط موارد المؤسسات هو تعزيز ديناميكية تدفق المعلومات بشكل آني وبالتالي تعظيم فائدة وقيمة المعلومات .
• هناك هدف آخر يتمثل في تكامل مختلف الأقسام والمهام عبر المنظمة في بنية تحتية  واحدة  تخدم حاجات كافة أقسام المنظمة.
• تعتبر نظم التخطيط بديلا لمجموعة أو تشكيلة النظم الموجودة داخل المنظمات والمستقلة عن بعضها البعض مثل: النظم المحاسبية ونظام إدارة الموارد البشرية ونظم تخطيط الموارد ونظم معالجة المعاملات إلخ..
• تشكل نظم التخطيط حلا لمشاكل تكامل المعلومات من مختلف المصادر كما توفر المعلومات في الوقت الحقيقي .

مراحل تطور نظم التخطيط الشامل لموارد المؤسسات:

إجراءات العمل ونظم التخطيط الشامل.

• في مجال إدارة الإعمال تلعب نظم التخطيط الشامل المتكاملة دورا حاسما في تهيئة المنظمة لكي تغير إجراءات العمل المطبقة فيها
• تحتوي برمجيات نظم التخطيط الشامل المتكاملة على مئات العمليات (إجراءات العمل) التي تمت برمجتها في النظام والتي تتفق مع الإجراءات المتبعة حاليا في المنظمة او يمكن أن تختلف تماما معها
• عند تنفيذ نظم التخطيط الشامل المتكاملة لموارد المؤسسات هناك خياران أمام المنظمة :

1. تغيير اجراءات العمل أو العمليات لكي تتطابق مع وظائف النظام.
2. اجراء تغييرات على النظام تخصيص Customization لكي يتطابق مع إجراءات العمل (العمليات) المطبقة في المنظمة.

مكونات نظم التخطيط الشامل المتكاملة لموارد المؤسسات:

تتكون نظم التخطيط الشامل المتكاملة لموارد المؤسسات من المكونات التالية:

   معمارية نظم التخطيط الشامل لموارد المؤسسات:

• تؤثر معمارية نظم التخطيط الشامل المتكاملة على:

1. كلفة النظام             2. كلفة الصيانة             3. كلفة استخدام النظم

• تعتبر المعماريات المرنة Flexible Architecture الأفضل حيث تسمح للنظام بالتوسع  Scalability حسب احتياجات المنظمة.
• تحدد معمارية نظم التخطيط الشامل المتكاملة لموارد المؤسسات غالبا من طرف بائع النظام ERP Vendor  ولكن معماريات تقنية المعلومات الأخرى تحددها الاستراتيجية التنظيمية للمنظمة و إجراءات العمل المطبقة.

مثال: عن معمارية نظم التخطيط الشامل لموارد المؤسسات في حالة جامعة كبيرة – Example of Architecture of ERP at Large University:

المعمارية المنطقية لنظم التخطيط الشامل لموارد المؤسسات Logical Architecture of an ERP System:

مقارنة بين نظم الإدارة الإلكترونية ونظم التخطيط الشامل لموارد المؤسسات – E-Business and ERP:

الفوائد النظامية لنظم التخطيط الشامل لموارد المؤسسات – System Benefits of an ERP System:

1. تكامل البيانات والتطبيقات عبر كل أقسام المنظمة حيث أن البيانات تدخل مرة واحدة ويتم استعمالها من طرف كل التطبيقات مما يجعلها أكثر دقة و أحسن جودة.
2. تسهيل الصيانة والدعم حيث يقوم فريق تقنية المعلومات بعمله بشكل مركزي.
3. اتساق Consistency واجهات المستخدم عبر مختلف التطبيقات مما يسهم في تقليص تدريب المستخدمين  وتحسين الانتاجية.
4. تعزيز أمن البيانات والتطبيقات من خلال مراقبة أكبر ومركزية المعدات  Hardware centralization.

حدود  نظم التخطيط الشامل لموارد المؤسسات – System Limitations of an ERP System:

1. تعتبر عمليات تنفيذ  وتخصيص و صيانة نظم التخطيط الشامل لموارد المؤسسات  أكبر تعقيدا من نظيراتها بالنسبة للنظم المستقلة مما يتطلب موظفين متخصصين في تقنية المعلومات بالإضافة الى معدات وشبكات عالية الأداء.
2. عملية توحيد المعدات والبرمجيات Consolidation والموارد البشرية  بطيئة وصعبة المنال.
3. عملية تحويل وترحيل البيانات من النظام القديم الى نظام جديد تكون عادة صعبة ومعقدة.
4. إعادة تدريب وتأهيل موظفي تقنية المعلومات والمستخدمين النهائيين ينتج عنها مقاومة للتغيير وبالتالي نقص في الانتاجية .

الفوائد التجارية نظم التخطيط الشامل لموارد المؤسسات – Business Benefits of an ERP System:

1. زيادة في حركية أو تجاوبية Agility  المنظمة  من حيث سرعة التجاوب مع التغييرات التي تطرأ في محيطها فيما يخص النمو وحصتها السوقية.
2. تساعد المشاركة في البيانات على التعاون بين الأقسام أو الوحدات.
3. ربط وتبادل المعلومات في الوقت الحقيقي مع شركاء المنظمة في سلسلة التموين يزيد في فاعليتهاEfficiency.
4. خدمة العملاء تكون أفضل بفضل التدفق السريع للمعلومات عبر مختلف الأقسام
5. تكون العمليات أكثر فاعلية بفضل إعادة هندستها .

الحدود التجارية لنظم التخطيط الشامل لموارد المؤسسات:

1. إعادة تأهيل وتدريب الموظفين يكون مكلفا من حيث المال والوقت.
2. تغيير أدوار الأعمال وحدود الأقسام تقابله مقاومة للنظام الجديد.